Charte Esset de protection des données | ESSET Property Management

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Bienvenus !

Cette politique vise à vous informer des traitements de données personnelles que nous réalisons ainsi que de vos droits, conformément à la réglementation applicable, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »), la Directive « vie privée et communications électroniques » (« Directive e-privacy ») et la loi n°78-17 dans sa version en vigueur (« Loi Informatique et Libertés »), ci-après conjointement « Réglementation applicable ».

Esset, société par action simplifiée, dont le siège social est au 17 Place des Reflets, 92400 Courbevoie, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 484 882 642 (ci-après « Esset » ou « nous ») est en principe responsable des traitements décrits dans la présente charte.

Toutefois, sachez que nous faisons partie du Groupe EMERIA, anciennement Foncia Groupe. Vos données personnelles peuvent être partagées au Groupe dans des situations spécifiques, notamment sa Direction juridique et sa Direction de contrôle interne pour la gestion de tout acte frauduleux éventuel ou de tout contentieux.

Cette politique est uniquement destinée aux visiteurs de notre site internet. Si vous êtes candidat à l’une de nos offres d’emploi, veuillez consulter notre politique de protection des données dédiée accessible sur notre page de recrutement. Si vous êtes clients, veuillez consulter votre contrat et/ou mandat.

1. Quelles données collectons-nous et pour quelles finalités ?

Nous collectons et utilisons vos données personnelles lorsqu’elles sont nécessaires à nos activités ou requises par une réglementation applicable à notre secteur d’activités. Le type de données personnelles traitées dépendra principalement de vos interactions avec nous ainsi que de l’utilisation que vous faites de notre site internet.
Le caractère obligatoire ou facultatif de la communication de vos données vous est signalé lors de la collecte. L’absence de communication d’une donnée obligatoire nous empêchera de délivrer le service afférent. Cette obligation est sans impact sur la possibilité d’exercer vos droits.

1.1. Répondre à vos demandes et gérer vos réclamations

Nous collectons vos données personnelles lorsque vous remplissez notre formulaire de contact, à savoir : votre nom, prénom, coordonnées de contact (courriel et téléphone), fonction (optionnel), société (optionnel), objet, date et n° de la demande, contenu de la demande (zone de commentaire libre), date et contenu de la réponse apportée et historique des demandes.
Les données indispensables pour traiter votre demande sont signalées par un astérisque. Si vous ne renseignez pas ces champs nous ne serons pas en mesure de correctement y donner suite. Les données non signalées sont facultatives.
Nous traitons ces données pour les seuls besoins de la gestion de votre demande et de ses suites, de manière adéquate et en temps utile. Veuillez ne renseigner aucune donnée sensible ou non nécessaire au traitement de votre demande au sein de la zone de commentaire libre.
Selon l’objet de la demande, ces données personnelles seront traitées sur la base de notre intérêt légitime ou bien sur la base de l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou de mesures précontractuelles prises à votre demande.
Sachez que vos données ne seront pas utilisées à des fins de prospection ou de newsletters mais seront uniquement utilisées afin de vous apporter une réponse.

1.2. Gérer l'infrastructure, la sécurité et la continuité de notre site

Nous utilisons uniquement des cookies strictement nécessaires sur notre site pour en assurer la sécurité ainsi que le bon fonctionnement (e.g., détecter des problèmes techniques, assurer la sécurité des échanges, protéger contre les tentatives de fraude, etc.). A titre informatif, un cookie est un petit fichier texte téléchargé sur votre appareil recueillant et stockant des informations, personnelles ou non, liées à votre navigation.
Ces cookies strictement nécessaires collectent des informations relatives à votre navigations dans l’unique but d’assurer la sécurité du site, vous permettre de l’utiliser correctement et répondre à vos demandes, à savoir : la date, l’heure de la connexion et/ou navigation, le type de navigateur, l’adresse IP de votre appareil, les données techniques liées à votre navigation, etc.
Ces cookies ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes car ils sont basés sur notre intérêt légitime à assurer la sécurité, le bon fonctionnement et l'accessibilité de notre site. Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur ou de votre smartphone pour qu'il les bloque. L'outil de gestion diffère selon votre système de navigation ou votre smartphone. Sachez que vos choix de paramétrage sont susceptibles de modifier votre navigation sur Internet et vos conditions d'accès à certains services nécessitant l'utilisation de cookies strictement nécessaires.

1.3. Respecter nos obligations légales

Nous pouvons également traiter vos données personnelles pour nous conformer à nos obligations légales ou à des fins de preuves en cas de contentieux.

2. Qui sont les destinataires des données que nous collectons et pour quelles raisons leur transmettons-nous ces données ?

Vos données personnelles sont accessibles par notre personnel selon leurs fonctions et dans le respect du principe du besoin d’en connaître.
Elles peuvent également être accessibles par ou transférées à certains tiers :

Le Groupe EMERIA, notre maison mère, dans des situations spécifiques, notamment sa Direction juridique et sa Direction de contrôle interne pour la gestion de tout acte frauduleux éventuel ou de tout contentieux.
Les filiales du Groupe EMERIA, sous réserve de votre consentement, à des fins de souscription aux services proposés par lesdites filiales ou bien à des fins de prospection. Les filiales agissent en tant que responsables de traitement indépendants : pour en savoir plus ou pour toutes questions ou plaintes, veuillez-vous rapporter à leur propre politique.
Nos prestataires aux fins de leurs prestations (hébergement du site, maintenance, etc.) ; ils n’ont accès qu’aux données strictement nécessaires à la fourniture de leurs services et traitent vos données en notre nom et en suivant nos instructions sur la base d'accords spécifiques.
Tout tiers, acquéreur, cessionnaire, cessionnaire ou successeur réel ou proposé, dans le cadre d’une restructuration qui rachèterait en tout ou partie notre société ou fusionnerait avec elle, y compris au stade de la négociation
Toute autorité, juridiction ou tout autre tiers lorsqu’une telle communication est requise par une loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.

En dehors de ces cas, vos données personnelles ne seront pas transférées ou rendues accessibles à un tiers sans votre consentement préalable.

3. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre chacune des finalités énoncées ci-dessus. Une fois cette durée atteinte, vos données seront soit immédiatement supprimées, soit archivées à des fins de preuves suivant les délais légaux de prescription applicables ou bien à des fins de respect d’obligations légales spécifiques. Durant ce délai d’archivage, vos données ne seront pas utilisées sauf en cas de contentieux ou pour répondre auxdites obligations légales. Vos données seront ensuite effacées.
De manière générale, nous conservons vos données personnelles :

Lorsque vous êtes client, pendant toute la durée de la relation commerciale puis, en archive, pendant 5 ans à compter de son terme afin de respecter les délais de prescription légaux ainsi que nos obligations légales.
Lorsque vous êtes prospect, pendant 3 ans après votre dernier contact (e.g., dernière demande, dernier clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel, …). Nous pouvons reprendre contact avec vous à l’issu de ces 3 ans afin de savoir si vous souhaitez rester en contact. En l'absence de réponse positive, nous supprimerons vos données.

Par exception :

les données collectées par l’intermédiaire de notre formulaire sont conservées le temps nécessaire au traitement de votre demande puis archivées, si nécessaire, pendant 5 ans à des fins de preuve conformément aux délais de prescription applicables.
les cookies strictement nécessaires déposés sur notre site ont une durée de conservation allant jusqu'à 13 mois maximum, à l'issue de laquelle ils seront supprimés : ce délai ne sera pas prolongé à chaque visite.

4. Effectuons-nous des transferts hors Union Européenne ?

Bien que Esset soit localisée en France et que nous choisissons des hébergeurs qui s'engagent à stocker les données personnelles sur le territoire de l'Union européenne, nous faisons appel à certains prestataires qui sont situés en dehors de l’UE ou dont la maison mère est située en dehors de l'UE ou qui font eux-mêmes appel à des prestataires situés en dehors de l'UE.
Dans ce cas, nous nous assurons que ces transferts soient encadrés conformément à la Réglementation applicable. Ils sont soit fondés sur une décision d'adéquation de la Commission Européenne, soit s'effectuent moyennant des garanties contractuelles appropriées (notamment la signature de clauses contractuelles types de la Commission Européenne ou l’application de règles d’entreprise contraignantes).
Pour obtenir des informations complémentaires, contacter notre équipe en charge de la protection des données : qualite@esset-pm.com.

5. Comment vos données sont-elles protégées ?

Nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles afin d’éviter, dans la mesure du possible, toute perte, altération, destructions accidentelles, mauvaise utilisation ou accès non autorisé.
Nous exigeons également de notre personnel et de tous nos prestataires, y compris nos sous-traitants, par des engagements écrits, qu'ils respectent des normes strictes en matière de sécurité.

6. Quels sont vos droits sur vos données ?

Conformément à la Réglementation applicable, vous disposez des droits ci-dessous :

Un droit d’accès et d’information : vous disposez du droit d'obtenir confirmation que nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, d’y avoir accès ou d’en recevoir une copie, ainsi qu’obtenir toute information pertinente sur la manière dont elles sont traitées.
Un droit de rectification : Vous disposez du droit de nous demander de rectifier ou de compléter toute donnée personnelle vous concernant, si elle est inexacte ou incomplète. En cas d’exercice de ce droit, nous nous engageons à communiquer toute rectification à l’ensemble des destinataires de vos données.
Un droit d’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données.
Un droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement sur vos données.
Un droit à la portabilité des données : Vous disposez du droit d’exiger que nous vous transmettions vos données personnelles sous une forme structurée et standard, ou que nous les transmettions à un autre responsable de traitement de votre choix. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos données est basé sur votre consentement ou sur un contrat et que ce traitement est effectué par des moyens automatisés.
Un droit de donner des directives concernant le sort de vos données après votre décès : Vous disposez du droit d’établir des directives, générales ou particulières, quant à la manière dont vous souhaitez que conservions, supprimions et/ou communiquions vos données personnelles après votre décès.
Un droit de retirer votre consentement à tout moment : Vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment et sans justification lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, sans affecter la licéité du traitement effectué avant son retrait.
Un droit d’opposition au traitement : vous disposez enfin du droit de vous opposer aux traitements de vos données personnelles, pour des motifs liés à votre situation personnelle particulière, lorsque ces traitements sont fondés sur notre intérêt légitime. Vous disposez également du droit de vous opposer aux traitements de vos données personnelles, pour quelque motif que ce soit, lorsque les traitements effectués ont une finalité de prospection.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter notre équipe en charge de la protection des données à l’adresse mail suivante : qualite@esset-pm.com.
Nous disposons d’un mois pour accéder à votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes que nous recevons. Le cas échéant, nous vous informerons, sous un mois, de ce report et de ses motifs. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander des informations complémentaires ou une preuve d'identité.

Nous nous engageons à mettre tout en œuvre pour respecter vos droits. Si vous estimez toutefois, après nous avoir contactés, qu’ils n’ont pas été respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), par courrier au 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07, ou directement sur son site ici.

7. Modification de notre Charte

Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente Charte, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions législatives, réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Le cas échéant, nous changerons la date de dernière mise à jour et indiquerons la date à laquelle les modifications ont été apportées. Lorsque cela est nécessaire, nous vous informerons et/ou solliciterons votre accord. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre Charte.

8. Contact

Nous disposons d’une équipe en charge de la protection des données qui veille en toute indépendance à ce que les traitements soient conformes à la Réglementation applicable. Pour toutes questions, demandes ou plaintes, contacter la :

par mail : qualite@esset-pm.com
par courrier :
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À l’attention de l’équipe protection des données personnelles
17 Place des Reflets, 92400 Courbevoie »